Artikel 1 – Definities

1. Aanmelding: inschrijving van een deelnemer voor een bijeenkomst van de Associatie van bedrijven in Slimme Technologie voor Infrastructuur in Nederland (ASTRIN/Smart Infra) hierna genoemd Smart Infra, waarbij een overeenkomst wordt aangegaan tussen Smart Infra en een deelnemer;
2. Bijeenkomst/Lezingen en experiences: een door de Smart Infra georganiseerde bijeenkomst;
3. Deelnemer: iedere natuurlijke of rechtspersoon die zich door middel van het online inschrijfformulier als bezoeker aanmeldt;
4. Partner; iedere natuurlijke of rechtspersoon die zich door middel van het online inschrijfformulier als partner aanmeldt.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle bijeenkomsten en eventuele andere bij- en nascholingsactiviteiten die door de Smart Infra worden georganiseerd;
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn niet mogelijk, tenzij na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de Smart Infra;
3. Deze algemene voorwaarden worden vooraf via de website aan de deelnemer beschikbaar gesteld;
4. Door aanmelding voor een bijeenkomst aanvaardt de deelnemer de algemene voorwaarden.

‍Artikel 3 – Aanmelding

1. De aanmelding voor een bijeenkomst vindt plaats door middel van een door – of namens de deelnemer volledig ingevuld online aanmeldformulier dat digitaal door – of namens de deelnemer is verzonden en is ontvangen door de Smart Infra;
2. Smart Infra bevestigt direct na de aanmelding per e-mail de deelname. Door verzending van deze bevestiging komt de overeenkomst voor eventdeelname tot stand;
3. De gegevens van de deelnemers worden opgenomen in daartoe opgezette administratie en worden gebruikt voor de aankondiging van volgende Smart Infra bijeenkomsten.

Artikel 4 – Voorbehoud wijzigingen

1. Alle mededelingen in een aankondiging van een bijeenkomst, bijvoorbeeld met betrekking tot inhoud, locatie en tijdstip, komt Smart Infra zoveel mogelijk na.
2. Voor zover hiertoe redelijker- of noodzakelijkerwijs aanleiding bestaat, bijvoorbeeld in geval van ziekte van de spreker(s), is Smart Infra gerechtigd om van een aankondiging af te wijken. In dit geval zal Smart Infra zoveel mogelijk aansluiting zoeken bij de oorspronkelijke aankondiging van een congres.
3. Smart Infra behoudt zich het recht voor om te allen tijde de datum en de locatie voor de bijeenkomst te wijzigen, of hde bijeenkomst niet door te laten gaan of te staken, al of niet veroorzaakt door overmacht zoals bedoeld in Art 6.75 BW. In die gevallen kan geen aanspraak gemaakt worden op vergoeding van enigerlei schade.
4. Indien de datum van de bijeenkomst wordt verplaatst – al of niet veroorzaakt door overmacht – verplicht Smart Infra zich om de bijeenkomst binnen 12 maanden in vrijwel gelijke vorm – programma met lezingen en experiences te organiseren. De inschrijving blijft geldig.

‍Artikel 5 – Betaling

1. Bezoekers aan de bijeenkomst ontvangen per e-mail een digitale factuur, indien van toepassing;
2. Via de partners worden unieke relatiecodes verspreid naar bezoekers. Dit heeft invloed op het te betalen bedrag;
3. Over de genoemde prijzen van de bijeenkomst wordt 21% BTW geheven;
4. Deelnamekosten partners worden betaald binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur via de organisatie;
5. Deelnamekosten moeten voor aanvang van de bijeenkomst betaald zijn;
6. Voor alle inschrijvingen geldt: geen toegang tot de bijeenkomst bij openstaande betaling.

‍Artikel 6 – Annulering

1. Gezien de verplichting die de bedrijven gezamenlijk aangaan, heeft de partner geen mogelijkheid om de aanmelding te annuleren; De vaste kosten zijn dan namelijk al grotendeels gemaakt op basis van de inschrijvingen.
2. Bij verhindering van een deelnemer of partner kan een vervanger worden aangewezen, mits dit vooraf schriftelijk aan Smart Infra is meegedeeld;
3. Bij niet op komen dagen op de dag van de bijeenkomst, of slechts gedeeltelijke deelname, vindt geen restitutie plaats;

Artikel 7 – Auteursrecht en intellectueel eigendomsrecht

Het auteursrecht en/of intellectueel eigendomsrecht dat verband houdt met een door Smart Infra verzorgde bijeenkomst wordt/blijft eigendom van Smart Infra.

‍Artikel 8 – Persoonlijke gegevens

Bij de aanmelding dient de deelnemer persoonlijke gegevens in te vullen. Smart Infra zal deze gegevens vertrouwelijk behandelen en niet ter beschikking stellen aan derden voor reclamedoeleinden of commerciële activiteiten. Je naam en instelling worden op de naambadge geprint die bij aankomst aan je wordt overhandigd. Een deelnemerslijst waarop enkel je naam, instelling en functie staan vermeld (dus geen contactgegevens) wordt tijdens het evenement gedeeld met de partners.

‍Artikel 9 – Aansprakelijkheid

1. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade, uit welke oorzaak dan ook ontstaan aan zaken of personen veroorzaakt door of in verband met het deelnemen aan een Smart Infra bijeenkomst.
2. Voor zover Smart Infra aansprakelijk is voor enige schade, is deze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat door haar verzekering wordt gedekt. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het verzekeren van haar mensen en materialen. Tevens is elke vorm van aansprakelijkheid/schadevergoeding door Smart Infra maximaal beperkt tot de prijs van de gevolgde bijeenkomst, waarmee de schade verband heeft.

‍Artikel 10 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter

1. Op de overeenkomst met Smart Infra is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die op enigerlei wijze verband houden met een Smart Infra bijeenkomst, waar na tussenkomst van het organisatie committee geen oplossing voor wordt gevonden, worden berecht door de absoluut bevoegde rechter in Nederland.

Artikel 11 – Beeldopnamen

‍Op bijeenkomsten van Smart Infra worden foto’s en video’s gemaakt ter verslaglegging en registratiedoeleinden. Het kan dus zijn dat je op foto’s of video’s wordt vastgelegd die na afloop van ons evenement door ons worden gebruikt. Indien daar  bezwaar tegen is dan moet dat schriftelijk kenbaar worden gemaakt.